Zero Based Budgeting
Negocios
Peter A. Pyhrr, un exgerente de la empresa Texas Instruments, quien introdujo el concepto de Zero Based Budgeting en la década de 1970. Pyhrr es conocido por su trabajo en la gestión de presupuestos y ha sido un defensor de la eficiencia organizativa.
Descripción
El Zero Based Budgeting (ZBB) es un método de gestión financiera que requiere que cada gasto sea justificado para cada nuevo período presupuestario, en lugar de simplemente basarse en el presupuesto anterior. Este enfoque tiene su origen en la necesidad de empresas y organizaciones para mejorar la eficiencia y reducir costos en un entorno competitivo. La filosofía subyacente del ZBB se centra en la idea de que todos los gastos deben ser revisados y justificados desde cero, promoviendo así una cultura de responsabilidad y transparencia. Este método resulta efectivo porque obliga a los gerentes a evaluar continuamente la necesidad de cada gasto, favoreciendo la asignación de recursos hacia las áreas más críticas y alineadas con los objetivos estratégicos de la organización. Al eliminar gastos innecesarios, las empresas pueden optimizar su rendimiento financiero y mejorar su capacidad de inversión en proyectos estratégicos.
Cómo Aplicarlo
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Paso 1: Define tus objetivos financieros. Antes de comenzar a presupuesto, establece claramente cuáles son tus metas y objetivos financieros para el período. Esto puede incluir ahorros, inversiones, reducción de deudas o financiamiento de proyectos específicos.
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Paso 2: Reúne datos de gastos. Recopila información detallada sobre todos los gastos de la organización, incluyendo costos fijos y variables, así como gastos extraordinarios de períodos anteriores.
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Paso 3: Clasifica los gastos. Divide los gastos en categorías, como operativos, de capital, de personal, entre otros. Esto te permitirá identificar áreas donde se pueden realizar recortes o donde se necesitan más inversiones.
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Paso 4: Justifica cada gasto. Para cada categoría de gasto, justifica su necesidad en base a los objetivos financieros definidos. Pregunta si cada gasto es esencial para el funcionamiento de la organización y si contribuye a alcanzar los objetivos establecidos.
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Paso 5: Asigna presupuestos desde cero. En lugar de basarte en el presupuesto anterior, asigna un presupuesto para cada categoría de gasto comenzando desde cero. Esto significa que tendrás que argumentar la necesidad de cada gasto y justificar su monto.
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Paso 6: Revisa y ajusta. Una vez que hayas asignado los presupuestos, revisa cada categoría y ajusta según sea necesario. Puedes encontrar que algunas áreas necesitan más recursos, mientras que otras pueden reducirse.
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Paso 7: Implementa el presupuesto. Comunica el presupuesto final a todos los interesados y comienza a implementarlo. Asegúrate de que todos los departamentos entiendan su rol en el cumplimiento del presupuesto.
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Paso 8: Monitorea y evalúa. Establece un sistema para monitorear el cumplimiento del presupuesto y evalúa regularmente los resultados. Realiza ajustes en tiempo real si es necesario y prepara informes periódicos para la dirección.
Historia y Origen
El método de Zero Based Budgeting fue desarrollado en 1970 por Peter A. Pyhrr en Texas Instruments como respuesta a la necesidad de controlar costos y mejorar la eficiencia en un contexto de inflación y competencia creciente. Inicialmente, se utilizó en el sector privado, pero su popularidad creció y se adoptó en el ámbito gubernamental en la década de 1980, especialmente en EE.UU. durante la administración de Jimmy Carter. A lo largo de los años, el ZBB ha evolucionado, incorporando herramientas tecnológicas y metodologías ágiles que facilitan su implementación y seguimiento. Hoy en día, es utilizado por diversas organizaciones en todo el mundo para mejorar la gestión financiera y la toma de decisiones estratégicas.